BCM: Schwarmkompetenz statt Silodenken

Eine wichtige Grundregel im Krisenmanagement ist, dass eine Information mindestens von zwei vertrauenswürdigen Quellen bestätigt werden muss, bevor sie verwendet wird. Das ist wichtig, da man sich in einer hochkritischen Situation befindet und eine Entscheidung aufgrund von falschen Daten – neudeutsch Fakenews – dramatische Folgen haben kann. Zudem sind Krisenstäbe interdisziplinär und heterogen aufgestellt, um in kürzester Zeit die beste Lösung zu finden. Dafür braucht es mehrere Köpfe aus unterschiedlichen Bereichen: Einer oder eine allein kann keine Krise lösen.

Best Practices kennen – und nutzen

Warum aber werden diese Best Practices im präventiven Business Continuity Management so selten angewandt, warum denken Unternehmen oft in Silos und geben maßgebliche Anweisungen aus einem Elfenbeinturm heraus? Warum wird erwartet, dass „an der Front“ ohne Rückfragen Folge geleistet wird? Und warum wird angenommen, dass wenige Personen ausreichend kompetent sind, um für viele zu entscheiden? Dieses System funktioniert in den seltensten Fällen. Meist sind die Ergebnisse, also die Business-Continuity-Pläne, suboptimal gestaltet, so dass sie einem Härtetest nicht standhalten würden – vom Ernstfall gar nicht zu sprechen.

Dazu hatte ich letztens einen wunderschönen Aha-Effekt bei einem Kunden. Wir haben mit einer heterogenen BCM-Community aus verschiedenen Silos eine Übung gemacht: Mehrere Krisenszenarien mussten reihum bearbeitet werden. Es wurden genauso viele Gruppen gebildet, wie es Szenarien gab. Jede Gruppe hat ein Szenario bearbeitet, nach zehn Minuten wurde gewechselt, und die Punkte der Vorgruppe wurden ergänzt. Die Übung ging so lange, bis alle Gruppen jedes Szenario einmal bearbeitet hatten. Und das Ergebnis:

• Viele Köche verderben den Brei? Überhaupt nicht! Es gab keine endlosen Diskussionen, weil die Bearbeitungszyklen kurz und die Gruppen klein waren.
• Man hat sich in Details verloren? Ebenfalls nicht! Durch die kurzen Intervalle bis zum Wechsel war gar keine Zeit, zu tief ins Detail zu gehen – die Leute mussten sich auf das Wesentliche konzentrieren.
• Die Datenqualität war schlecht? Aber sowas von nicht! Durch die heterogene Zusammenstellung der Gruppen konnte jeder sein Wissen einbringen, und die Informationen der Vorgruppe wurde überprüft, verifiziert oder korrigiert.

Alle Beteiligten waren überrascht, wie viele wertvolle Informationen zu Tage gekommen sind, die man alleine oder in einer kleinen Gruppe aus „Auserwählten“ niemals hätte erfassen können. Die große Erkenntnis: Durch Schwarmintelligenz kann man Krisenszenarien ganz anders durchdenken und schnell Lösungen entwickeln. Deswegen mein Tipp: Bilden Sie eine BCM-Community in Ihrem Unternehmen und lassen Sie alle teilhaben an der Entwicklung des BCM-Programms.

Sie werden überrascht sein, welchen Booster Sie auf diese Weise Ihrem BCM-Programm verpassen. Von dem Awareness-Effekt, den das Verfahren mit sich bringt, möchte ich an dieser Stelle nicht sprechen. Diese Geschichte schreibe ich ein anderes Mal.

Quelle Titelbild: AdobeStock/Andreas Prott