Digital Adoption: Warum es auf die letzte Meile ankommt

Corinna Strube - metaMind
Consultant & Project Lead
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Expertenbeitrag

Je sperriger neue Anwendungen sind, desto schwerer tun sich Mitarbeiter, diese auch wirklich zu nutzen. Genau hier setzt Digital Adoption an: Gestützt durch einen intelligenten digitalen Wegweiser, hilft dieser Ansatz, die letzte Meile in Richtung Akzeptanz digitaler Technologien bei Mitarbeitern zu gehen.  

Mit der Pandemie musste ein Großteil der Belegschaft über Nacht ins Homeoffice geschickt werden. Damit stellte sich für die Unternehmen gleichzeitig die große Frage: Wie können Abläufe möglichst schnell so digitalisiert werden, dass jeder auf Distanz arbeitsfähig war? Denn schließlich konnte kein Kollege mal eben vorbeischauen und erklären, in welchem Ordner sich welche Inhalte befinden. Auf einen Schlag waren viele Unternehmen darauf angewiesen, dass ihre Mitarbeiter die verfügbaren IT-Anwendungen auch situativ bedienen konnten. Was vor der Krise noch in langwierigen technischen Rollouts an den Mann und die Frau gebracht worden war, musste nun „Hands on“ erlernt werden.

Ein Beispiel dazu: Wer vorher hauptsächlich über E-Mails große Datenmengen versandt hatte, musste sich nun ad-hoc etwa mit OneDrive anfreunden, um große Datenmengen in der Cloud zu speichern und für alle Zugriff zu gewähren. Mit anderen Worten: Viele Beschäftige haben einfach ausprobiert, welcher neue Arbeitspfad sich ihnen bietet und wie sie damit überhaupt zurechtkommen. Denn die meisten waren nicht nur mit Microsoft Teams oder Office 365 konfrontiert, sondern mit weiteren neuen Lösungen für Kollaboration oder Fachprozesse, die ebenfalls verstanden werden wollten.

Durch die Pandemie mussten sich viele Mitarbeiter ad-hoc im Homeoffice in verschiedenen Anwendungen zurechtfinden (Quelle: iStock / olaser).

Vom Update-Frust zum glücklichen Anwender

Durch diese Herausforderungen passiert es schnell, dass man in eine technologische Spirale der Dauer-Updates kommt – hier ein neues Feature, mit dem man arbeiten muss, dort ein Sicherheits-Update. Dieses technische Dickicht raubt vielen Mitarbeitern nicht nur ihre Motivation, sondern schürt auch Ängste, nicht mehr Schritt halten zu können. Darum legen wir so großen Wert auf die „letzte Meile“ zwischen Anwender und Anwendung. Denn genau hier entscheidet sich, ob die eingesetzte Technologie akzeptiert oder zum Rohrkrepierer wird.

Laut einer Studie wird der digitale Wandel von der Mehrheit der Befragten mit einer Einführung neuer Technologien und dem Prozessumbau verbunden – weiche Faktoren bleiben hingegen oft außen vor (Quelle: iStock / jacoblund).

Gerade für Remote Work, bei dem viele Mitarbeiter auf sich allein gestellt sind, ist dieser Aspekt extrem wichtig. Nicht nur, dass die Motivation leidet, dauerhafte Arbeitsbelastung führt ebenfalls zu gesundheitlichen Schäden. Das bestätigt auch die aktuelle Hays-Studie „Wissensarbeit im digitalen Wandel 2020“. Demnach wird der digitale Wandel von der Mehrheit der Befragten bislang meist mit der Implementierung neuer Technologien und dem Prozessumbau verbunden. Weiche Faktoren, wie beispielswiese die Akzeptanz von Technologien, bleiben außen vor.

AppNavi – ein digitaler Wegweiser

Damit es gar nicht erst zu solchen Belastungen kommt, arbeiten wir bei metafinanz mit dem Tool AppNavi. Dieser digitale Wegweiser erleichtert es jedem Anwender, sich in verschiedenen Programmen sofort zurechtzufinden und diese richtig zu nutzen. Das Ganze kann man sich wie einen virtuellen Power-User vorstellen, der anleitet, informiert und befähigt. Ein digitaler Schulterblick, der ebenfalls noch als psychologische Komponente fungiert. Mögliche Ängste des Mitarbeiters, nicht genügend mit der Anwendung vertraut zu sein, können damit im Keim erstickt werden. Mit AppNavi erleben wir das Gegenteil: Durch die intuitive Unterstützung werden Menschen motiviert und haben mehr Lust, die Anwendung überhaupt zu nutzen. Das liegt am integrierten digitalen Navigationssystem, welches dazu dient, den Anwender zu „befähigen“.

AppNavi – ein digitales Navigationssystem – erleichtert es jedem Anwender, sich in verschiedenen Programmen sofort zurechtzufinden und diese richtig zu nutzen (Quelle: eigene Darstellung).

Arbeitsprozesse effizient gestalten

Auch wenn es um umfangreiche Updates einer Software – nicht nur im Bereich Collaboration –  geht, ist AppNavi besonders hilfreich. Nutzer müssen sofort verstehen, was sich verändert hat und was das genau für den Arbeitskontext bedeutet. Ein gutes Beispiel ist hier zudem die kontextbasierte automatische Dateisuche, die sich durch die komplexesten Ordnerstrukturen wühlt. Oder nehmen wir repetitive Aufgaben: Hier macht das Tool Vorschläge, wie der Ablauf schneller und besser funktionieren kann. Denn wer möchte schon täglich ganze Ordnerstrukturen nach dem richtigen Dokument durchsuchen? Der Nutzer sollte seine Zeit mit wichtigeren Aufgaben verbringen.

Vorteile für Arbeitgeber

Für den Arbeitgeber hat AppNavi ebenso Vorteile. Sie sparen sich nicht nur tagelange Schulungen für neue Technologien, sondern gewinnen viel mehr Effizienz bei der Einführung von Software. Der digitale Pathfinder hat dabei die Aufgabe, die technische Kompetenz im Umgang mit IT-Lösungen insgesamt zu verbessern sowie über neue Produkte und Features zu informieren. Das schließt ebenfalls das permanente Training der Mitarbeiter auf neue Tools ein.

Durch AppNavi mehr Effizienz bei der Einführung von Software (Quelle: iStock / oatawa).

Apropos Training: die schlaue Kombination aus Personifizierung und On-Demand-Training macht klassische Schulungen überflüssig. Die tradierten Ansätze spiegeln die geschäftliche Realität, in der es flott, effizient und zumeist remote zugehen muss, nicht mehr wider. Diese Erfahrung machen wir und unsere Kunden Tag für Tag.

Mit AppNavi intuitiv lernen

Wer im Selbstmanagement dauerhaft mit digitalen Technologien konfrontiert ist, braucht Möglichkeiten, um intuitiv dazuzulernen und Anwendungen ausschließlich kontextbezogen zu bedienen. Kleine Helfer wie AppNavi befähigen Mitarbeiter genau auf dieser Etappe, der sogenannten letzten Meile, sich schnell in komplexen Systemen zurechtzufinden und eigene Arbeitsabläufe zu straffen. Zum einen erweitert sich so der verfügbare Raum für konzeptionelle und kollaborative Tätigkeiten, vor allem im Homeoffice. Zum anderen entwickelt sich dadurch die Akzeptanz und Motivation der Mitarbeiter, neue IT-Lösungen auch anzuwenden. Mit der Folge, dass Organisationen durch die Digitalisierung von Abläufen tatsächlich schneller und effizienter werden.

Vorteile von Digital Adoption auf einen Blick:

  • Befähigen: Nutzer helfen, sich kompetent im digitalen System zurechtzufinden
  • Informieren: Um neue Technologien und Updates bekannt zu machen und Nutzer zu befähigen, sie anzuwenden und digital mitzuhalten
  • Beschleunigen: Arbeitsabläufe durch Tipps und Navigationshilfen sowie Automatisierungspotenzial straffen
  • Anleiten: Nutzer lernen on-the-fly den Umgang mit den Anwendungen und werden so schnell digital fit gemacht
  • Optimieren: Die Analyse des Nutzerverhaltens verbessert wiederum die Effektivität des Digital-Adoption-Tools.

 

Weitere Informationen zu AppNavi

Quelle Titelbild: iStock / mattjeacock

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