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Meetings haben (spätestens) jetzt ein Update verdient!

Thomas Resch - metaMind
Experte für agile Organisations-
entwicklung
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Mit dem vermeintlichen Ende der Corona-Pandemie haben viele Unternehmen versucht, in das Old Normal zurückzuschalten. Gerade bei persönlichen Treffen wäre es jedoch sinnvoller, aus alten Fehlern zu lernen und der Meeting-Kultur ein Update zu spendieren. Jetzt ist der ideale Punkt für den Wechsel.

Gibt es etwas normaleres als Meetings in der Arbeitswelt? Sich mit Kolleg*innen geplant zu treffen – meist auch regelmäßig und als Pflichtprogramm – ist im Arbeitsalltag oft die zeitintensivste Beschäftigung. Laut einer alten Bain-Studie sitzen Führungskräfte zwei von fünf Wochentagen in Meetings. Zum Problem wird dies, wenn die Treffen nicht nur zeitraubend, sondern auch noch wirkungslos sind. So bringen angeblich nur 58 Prozent aller Meetings überhaupt brauchbare Ergebnisse hervor.

meta-office

Führungskräfte verbringen viel Zeit in Meetings, jedoch sind diese häufig wirkungslos (Quelle: metafinanz).

Bei den klassischen Meetings ging es vor allem darum, alle Stakeholder auf den neusten Stand zu bringen, Entscheidungen zu treffen und irgendwie auch Hierarchien zu manifestieren. Sprich: Macht auszudrücken. Wirklich produktiv oder gar kreativ war kaum ein Treffen, neue Lösungen wurden selten generiert. Insofern ließen sich viele klassische Meetings im Zuge von Corona auch gut virtuell abhalten – beziehungsweise noch besser: abschaffen.

Persönlicher Kontakt wird wichtiger

Etwas anderes sind die nicht-klassischen Meetings. Im vergangenen halben Jahr habe jeder dritte Beschäftigte psychisch unter dem Arbeiten im Homeoffice gelitten, berichtet die Studie „Deutschland-Barometer Depression 2021“ im November 2021. Demnach gaben 33 Prozent der Befragten an, dass der Verzicht auf den Arbeitsplatz und den Umgang mit Kollegen sich negativ auf das psychische Befinden ausgewirkt habe. Die meisten Menschen sehnen sich auch nach persönlichen Begegnungen – also nicht nach reinen Arbeitstreffen, sondern nach zwischenmenschlichen Interesse und einem gemeinsamen Austausch.

Viele Beschäftige litten unter der Umstellung auf das Homeoffice und sehnen sich nach persönlichen Begegnungen (Quelle: Adobe Stock / brainwashed 4 you).

Persönliche Nähe ist nicht nur wichtig für die Mitarbeitenden, sondern auch für die Entwicklung der eigenen Identität der Organisation und Teams. Das haben wir in den vergangenen langen Monaten gelernt. Insofern bietet Corona auch eine Chance, alte Muster zu durchbrechen und die „Meeting-Kultur“ zukunftssicher zu machen. Unternehmen sollten die Zeit zwischen Pandemie und Post-Pandemie nutzen, um Sinn, Zweck, Ausgestaltung, Häufigkeit und Dauer von Treffen neu zu definieren.

Was hat das Team vom Meeting?

Im Kern steht nicht mehr die Frage, was das Meeting bringen soll, sondern was ihr als Team braucht. Wo gibt es Bedarf sich persönlich auszutauschen? Zu welchen Zeiten kann man Geschafftes würdigen, ja feiern? Wo besprecht ihr als Team, wohin sich jeder Einzelne entwickeln will? Und wann reicht ein virtuelles Treffen aus, um alle zu informieren? Im eigenen Team oder in Transformationsprojekten sind diese Fragen aktueller denn je, und der Zeitpunkt ist ideal, um sich von alten Gewohnheiten zu trennen.

Die Fragen helfen dabei herauszufinden, ob das Meeting wirklich gebraucht wird (Quelle: Eigene Darstellung nach Christian Wagner).

Meetings – powered by emotions

Die Begegnung im selben Raum hat das Potenzial, mehr Austausch, Kreativität und Gemeinschaft zu ermöglichen. Dies ist jedoch kein Selbstläufer, denn ein Vortrag, viele Folien und zu wenig Zeit für den Austausch zerstören das Pflänzchen zielsicher. „Powered by emotion“ wäre ein passendes Leitbild für moderne Meetings, die reinen Informationen kann man auch hochladen. Es geht darum, menschliche Bedürfnisse zu identifizieren und zu befriedigen – dies gelingt am besten durch persönlichen Kontakt und Austausch.

Ach, und ja: Emotionen sind unplanbar, komplex. Doch sie verbinden uns. Und eines ist gewiss: Wenn wir uns gut treffen und nicht nur klassisch meeten, können Lösungen für komplexe Fragen entstehen. Denn allein – egal ob isoliert oder abgehängt im Meeting – können wir es nicht schaffen, die Herausforderungen einer dynamischen Welt zu bewältigen. Also: Meetet nicht einfach. Trefft die Bedürfnisse eurer Teams. Um kreativ, emotional und gemeinsam gute Lösungen zu finden.

„Powered by emotions“ – das passende Leitbild für moderne Meetings (Quelle: Adobe Stock /pogonici).

Einen weiteren spannenden Beitrag zum Thema Kommunikation in agilen Projekten finden Sie hier!

Quelle Titelbild: AdobeStock/totomm

Thomas Resch - metaMind
Experte für agile Organisations-
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