Mit Digital-Adoption-Tools PDM-Systeme optimieren

Corinna Strube
Consultant & Project Lead
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Systeme für Produktdatenmanagement (PDM) sind in der Regel eng verflochten mit anderen Enterprise-Anwendungen. Das macht ihre effektive Benutzung schwierig. Eine Digital-Adoption-Plattform bietet gezielte Unterstützung für alle User-Rollen auch in Tool-übergreifenden Abläufen.

Produktdatenmanagement (PDM) kümmert sich um eine zentrale Verwaltung aller prozessbezogenen Informationen und Produktdaten, die im Lebenszyklus eines Produkts anfallen. Ein PDM-System ermöglicht zudem die kontrollierte globale Zusammenarbeit sowie Vernetzung und Kommunikation von Produktinformationen in weltweit verteilten Teams, auch wenn mehrere Produktentwicklungs-Tools zum Einsatz kommen. Gerade in Zeiten von Remote Work erhält dies eine zusätzliche Bedeutung.

Komplexe Integration und Bedienung

Durch die Verflechtung der Systeme und die Vernetzung der Produktionsdaten wächst die Komplexität der Integration und Bedienung sprunghaft an. Dabei kommt es maßgeblich auf einen reibungslosen Datenfluss an. Eine sinnvolle Nutzung von 3D-CAD-Systemen etwa ist heutzutage ohne eine PDM-Lösung kaum mehr möglich. Diese sorgt dafür, dass jedes Produktmodell, jede CAD-Datei und jedes Dokument geschützt und in einem zentralen Repository auffindbar ist. Alle Versionen und Revisionen lassen sich zuverlässig verfolgen und manuelle Aufgaben automatisieren.

Herausforderungen für effiziente Prozesse

Dazu müssen Abteilungen wie Entwicklung, Einkauf und Produktion genau aufeinander abgestimmt und reibungslos arbeiten. Dies gilt analog auch für die Daten: Viele Unternehmen leiden heute an unzureichend strukturierten und unvollständigen Produktdaten. Oftmals werden sie redundant an verschiedenen Stellen abgelegt, in unterschiedlichen Systemen gepflegt und nur selten durchgängig auf dem aktuellen Stand verfügbar gemacht. Große Mengen an Informationen und Quellen aus zahlreichen Abteilungen und Standorten, die womöglich mit unterschiedlicher Software arbeiten, machen es zu einer echten Herausforderung, konsistente und aktuelle Produktdaten zu verwalten.

Unternehmen sollten intern die gleichen Systeme benutzen, um so die Kommunikation zwischen den Abteilungen zu erleichtern (Quelle: Adobe Stock/Andrii Yalanskyi).

Digital Adoption mit AppNavi

Ein PDM-System ist nur ein Teil im Unternehmens-Puzzle. Es bietet in der Regel diverse Schnittstellen etwa zu CAx-, ERP- oder anderer Software. Die Schwierigkeit, die uns immer wieder begegnet: Komplexe Software-Systeme werden weniger effizient bedient, weil häufig neue Programmversionen zum Einsatz kommen und Mitarbeitende die für Sie relevanten Prozesse nicht durchführen können. Zudem haben Menschen erfahrungsgemäß ein geringes Bewusstsein dafür, dass die eingegebenen Daten in System X eine hohe Relevanz für die Daten in System Y haben. Das führt zu langsameren Prozessen und Fehlern bei der Bedienung sowie zu einer reduzierten Datenqualität. Ein Tool für die Digital Adoption kann hier einen signifikanten Mehrwert liefern, indem es die Arbeit mit unterschiedlichen Software-Systemen beschleunigt und die Fehlerquote deutlich reduziert.

Digitales Navi durch alle Tools

Das Prinzip dahinter ist denkbar einfach: Digital-Adoption-Plattformen (DAP) sind digitale Navigationssysteme, die sich über eine bestehende Software legen – zwischen Systemoberfläche und Anwender – und Schritt für Schritt durch die jeweiligen Prozesse führen. Mit Hilfe von Segmentierungsfunktionen weiß jede Mitarbeiter:in in ihrer Rolle, an welcher Stelle sie aktiv sein muss, wie die Prozesse zu effizient zu durchlaufen sind und welche Daten eingegeben werden müssen. Zusammengefasst: DAP-Tools führen Anwender:innen in Systeme ein, während sie damit arbeiten. Sie stellen jederzeit im Prozess die benötigten Informationen bereit, um den effizienten Workflows zu folgen. Abteilungen wie Einkauf und Produktion können so aufeinander abgestimmt arbeiten.

DAP-Tools führen die User in die Bedienung von Systemen ein (Quelle: Adobe Stock/Deemerwha studio).

Die einfachen Schritt-für-Schritt-Anleitungen ermöglichen es zudem, Potenziale der Software-Systeme voll auszuschöpfen. Dies gilt im Speziellen durch eine globale Unterstützung unabhängig von Ort und Zeit sowie die Ausspielung von Hilfe-Inhalten in unterschiedlichen Sprachen. Das Ergebnis sind bessere Workflows, konsistente und aktuelle Produktdaten sowie eine Beschleunigung der Prozesse. Mit Announcements können zudem die einzelnen Rollen individuell zum Beispiel über neue Produktversionen informiert werden. Hinzu kommt: Das Tool begleitet auch systemübergreifende Workflows Ende-zu-Ende. Von der Produktentwicklung bis zum Ablauf des Produktlebenszyklus wird die Zusammenarbeit deutlich erleichtert, gerade auch in verteilten Teams. DAP-Tools sind somit ein wichtiger Bestandteil, um das PDM zum Erfolg zu führen.

Die metafinanz nutzt für Kundenprojekte das Tool AppNavi. Wenn Sie Fragen zu unseren Projekten mit DAP-Systemen für Verwaltung und Produktion haben, finden Sie hier weitere Informationen.

Sie können mich aber auch gerne über mein Autorenprofil kontaktieren.

Quelle Titelbild: AdobeStock /Costello77

Corinna Strube
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