Wie Sie Ihre Mitarbeiter durch den Anwendungs-Dschungel navigieren

Benjamin Birk - metaMind
Digital-Adoption-Experte
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Mitarbeiterteams kommunizierten über immer mehr Tools, die wiederum neue Updates erfordern. Da verliert man schnell den Überblick. Mithilfe von AppNavi haben wir bei metafinanz einen Weg durch das Datei-Dickicht gefunden.  

Wer kennt das nicht: Gerade hat man sich mit einem, neuen Softwareprogramm angefreundet, schon kündigt sich das nächste Update an und es sind alle liebgewordenen Klickpfade für die eigene Arbeit hinfällig. Vom einen Tag auf den anderen muss man sich neu in die Applikation einarbeiten – bis wieder ein neues Feature oder Update ansteht.

Hinzu kommt eine immer kürzere Aufmerksamkeitsspanne angesichts der großen Fülle an Informationen, die man heute verarbeiten muss. Wer hat da noch Zeit und Geduld, sich alles merken zu können und sich von einer Anwendung zur anderen zu hangeln, um den richtigen Klickpfad für sich zu finden?

Wer kennt das nicht: Gerade hat man sich mit einem, neuen Softwareprogramm angefreundet, schon kündigt sich das nächste Update an und es sind alle liebgewordenen Klickpfade für die eigene Arbeit hinfällig (Quelle: iStock / fizkes).

Software-Trainings machen das Ganze nicht besser, sondern verschlimmern oft die Situation. Abgesehen davon, dass diese Schulungsmaßnahmen Teilnehmer oft tagelang von ihrem eigentlichen Arbeitsplatz fernhalten und damit hohe Kosten für das Unternehmen verursachen, bleibt vom Training in seiner Komplexität kaum etwas hängen. Hinzu kommt: Das einmal erworbene Wissen ist mit dem nächsten Software-Update schon wieder obsolet. Die Folge: Mitarbeiter klicken sich per „trial and error“ durch ihre Anwendung.

Der digitale Wegweiser

Neben vielen anderen Unternehmen sahen auch wir bei metafinanz uns täglich mit diesem Problem konfrontiert. Bis zu dem Tag, an dem wir AppNavi – ein digitales Navigationssystem – einführten. Dieser digitale Wegweiser hilft Anwendern, intuitiv ihren eigenen Klickpfad durch Anwendungen und komplexe Ordnerstrukturen zu finden und immer wieder an aktuelle Pfade anzupassen.

AppNavi kann dabei kontextuell erkennen, woran der Betreffende gerade arbeitet und ihm den Weg durch Orderstrukturen oder Informationen einblenden, die für seine Arbeit für Interesse sind. Beantragt beispielsweise ein Nutzer online eine Geschäftsreise, erscheint je nach vorheriger Einstellung ein Pop-up-Fenster mit Corona-Regeln für das betreffende Land. Für die Reisekostenabrechnung muss sich der Betreffende oder der Buchhalter nicht durch Listen von Länderschlüsseln durchwühlen, sondern der Schlüssel des Währungsrechners erscheint automatisch.

An anderer Stelle ist der Buchhalter vielleicht auch schon froh, wenn ihm nur die neueste gesetzliche Regelung eingeblendet wird. Sowohl die Routenführung als auch die Steuerung der Nachrichten lassen sich sehr generisch ausgestalten beim Release-Management oder bei Kontaktformularen für Bewerber etwa. AppNavi passt sich den Anforderungen der Unternehmen oder Abteilungen an, um den Weg durch den Dschungel von Anwendungen zu weisen.

Anwender legen ihre digitalen Routen fest – ohne die IT

Und das Geniale ist: jeder Anwender kann sich seine eigene digitale Route gestalten, und das ganz ohne Programmierkenntnisse oder der Einbindung der IT-Abteilung. Denn vor dem Hintergrund einer sich permanent verändernden Informationslage (siehe Corona-Regelungen) ist es ohnehin nicht mehr möglich, erst ein Ticket für die IT anzulegen und dann darauf zu hoffen, dass es möglichst schnell bearbeitet wird. Daher sollte es in Unternehmen State of the Art werden, ihren Mitarbeitern die Möglichkeit zu geben, sich je nach Software oder Anwendung eigene Klickpfade zuzulegen, anhand deren sie dann ihre Aufgaben schnellstmöglich und aktualitätsbezogen erledigen können. Diverse Tracking Apps für Bergsteiger sowie das Head-up-Display im Auto, zeigen bereits, wo die Reise hingeht.

Mitarbeitern sollten die Möglichkeit erhalten, sich eigene Klickpfade anzulegen, anhand derer sie ihre Aufgaben schnellstmöglich und aktualitätsbezogen erledigen können (Quelle: iStock / TommL).

Learnings und Wegweiser für Unternehmen

Wenn Unternehmen eine neue Software einführen und die Nutzerakzeptanz zu wünschen übriglässt, sollten Sie stets darum bemüht sein ihnen im Self-Service-Modus digitale Routenführung durch unterschiedliche Anwendungen (z.B. Bewerbermanagement, Buchhaltung oder auch Kundenservice) zu ermöglichen. Parallel dazu, sollten die IT-Abteilungen sich einen Überblick verschaffen, welche individuellen Ziele und Bedürfnisse die Nutzer in ihrem Arbeitskontext haben, um das ins Verhältnis des gesamten Funktionsumfangs der jeweiligen Anwendung zu stellen.

Wichtig: IT-Abteilungen sollten sich einen Überblick über die individuellen Ziele und Bedürfnisse der Nutzer im Arbeitskontext schaffen, um das Verhältnis des gesamten Funktionsumfangs der jeweiligen Anwendung zu stellen (Quelle: iStock / metamorworks).

Um die Routenführung mit AppNavi oder einer ähnlichen digitalen Hilfe auf eine faktenbasierte Grundlage zu stellen, sollten die Verantwortlichen herausfinden, wie dynamisch die Anwendungsszenarien sind. Es geht schließlich darum, die Nutzung der eingesetzten und möglicherweise teuer bezahlten Software zu intensivieren, die Anwender dafür zu begeistern oder auch nur die Akzeptanz zu erhöhen und damit gleichzeitig auch die Effizienz. Diese Erfahrungen haben auch wir im eigenen Hause gemacht, bevor wir AppNavi in Kundenprojekten zum Einsatz gebracht haben.

Quelle Titelbild: Adobe Stock / sankai

Benjamin Birk - metaMind
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