Prozessmanagement – Der Erfolgsfaktor für die agile Transformation

Joel Pennings - metaMind
Six Sigma Black Belt & Scrum Master
Mehr erfahren

Die agile Transformation stellt für viele Konzerne ein komplexes Unterfangen dar, bei dem unterschiedlichste Aspekte berücksichtigt werden müssen.
Das Prozessmanagement, das in großen Firmen häufig bereits gelebt wird, liefert nützliche Ansätze dafür, wie dieser Wandel sowohl zügiger als auch einfacher durchlaufen werden kann. Wir stellen drei wichtige Hebel vor.

Start-Ups arbeiten häufig agil, um innovative Lösungen schneller und effizienter auf den Markt zu bringen. Etablierte Konzerne befinden sich hingegen oft erst am Anfang ihrer agilen Transformation. Dafür bringen sie aber bereits fortschrittliche Prozessmanagement- und Governance-Strukturen mit, um regulatorischen Anforderungen gerecht zu werden. Anhand von drei Beispielen zeigen wir, wie Sie die Erfolgschancen Ihrer Transformation steigern.

Unternehmen mit einem hohen Prozess-Reifegrad können im Zuge ihrer agilen Transformation auf bestehende Stärken zurückgreifen. (Quelle: Eigene Darstellung metafinanz)

Durch Prozesstransparenz die Ausrichtung agiler Teams erleichtern

Haben Sie Ihre kritischen Wertströme und Geschäftsprozesse in der Vergangenheit bereits dokumentiert?

Mithilfe von Prozessdokumentationen erhalten Sie einen schnellen Überblick der Rollen und Verantwortlichkeiten, um Ihre agilen Teams so zu organisieren, dass im Hinblick auf die Bereitstellung Ihrer Produkte die größtmögliche Kundenzufriedenheit erreicht werden kann. So wird redundante Arbeit vermieden und die jeweiligen Teams können das teils komplexe Geflecht aus internen und externen Stakeholdern eines Wertstroms besser nachvollziehen. Außerdem kann man diese Personen dann auch etwa zu Sprint Reviews einladen, um Feedback einzuholen und direkt zu überprüfen, ob die innerhalb der Sprint-Iteration gelieferten Artefakte die Kundenanforderungen erfüllen.

Wissens-Silos abbauen und Erfahrungswerte teilen

Verfügt Ihr Unternehmen über Wissensdatenbanken – und einen konkreten Plan, um Silos aufzubrechen?

Sofern sie allen relevanten Stakeholdern im Unternehmen frei zugänglich gemacht und kontinuierlich gepflegt werden, sind Wissensdatenbanken eine zentrale Anlaufstelle für das Erstellen, Nutzen, Teilen und Verwalten von Wissen innerhalb Ihres Unternehmens. Durch den Transparenzgewinn können aufwendige Prozessschleifen vermieden werden, weil Ihre Mitarbeiter*innen in die Lage versetzt werden, Informationen zu Prozessen schnell selbst zu finden. Zum Beispiel: Wie erreicht man im Fall eines Incidents den IT-Support, oder was muss beim Onboarding neuer Mitarbeiter*innen genau beachtet werden?

Die agile Transformation bietet die optimale Gelegenheit, um den Knowledge-Transfer zu beschleunigen und Wissens-Silos in der Organisation wirkungsvoll aufzubrechen. So vergrößern tägliche Stand-Ups die Transparenz bezüglich der Aufgaben und deren Status, an denen die Team-Mitglieder arbeiten. Zudem kann zeitnah Unterstützung zur Beseitigung von Impediments (Hindernissen) organisiert werden, wenn beispielsweise System-Zugänge nicht gegeben sind oder man die Empfehlung einer bestimmten Expert*in zur Bewältigung einer Aufgabe benötigt.

Bieten Sie vor allem Anreize zur Bildung von teamübergreifenden Communities, die selbstorgansiert Lessons Learned teilen und das Unternehmen hinsichtlich des jeweiligen Schwerpunkts weiterentwickeln. So können Best Practices wesentlich effizienter abgeleitet und Ihrer gesamten Organisation zur Verfügung gestellt werden. Hierdurch lässt sich zudem übermitteln, welche Prozesse nicht optimal ausgeführt werden und wo Verbesserungspotenzial herrscht.

Das Teilen von Lessons Learned und Best Practices fördert den Wissensaustausch und bietet Raum für Verbesserungspotenzial (Quelle: AdobeStock/Jérome Rommé).

Den kontinuierlichen Verbesserungsprozess (KVP) fest verankern

Zielen Sie auf eine kontinuierliche Optimierung Ihrer Prozesse und Produkte ab?

Wenn Mitarbeiter*innen die Möglichkeit erhalten, ihre alltäglichen Prozesse aktiv mitgestalten und verbessern zu können, steigert dies nicht nur ihre Motivation, es führt zudem zu einer höheren Produktivität wie auch Kundenzufriedenheit. Agile Arbeitsweisen realisieren den KVP durch verschiedene Event-Formate wie Reviews und Retrospektiven. Zu Reviews sollte man relevante Stakeholder wie Kunden regelmäßig einladen, um Feedback zu den erbrachten Artefakten einzuholen und diese in den darauffolgenden Iterationen gegebenenfalls weiterzuentwickeln.

Die Retrospektive widmet sich dem Team selbst und bietet einen vertraulichen Rahmen: Durch konstruktive Reflexion der geleisteten Arbeit innerhalb des letzten Sprints wie auch der Berücksichtigung der wahrgenommenen Probleme wird dem KVP ebenfalls Rechnung getragen. Wichtig hierfür ist allerdings, dass konkrete Maßnahmen beschlossen und auch umgesetzt werden. Haben mehrere Team-Mitglieder zum Beispiel immer wieder Netzwerkprobleme, die sie bei Meeting-Teilnahmen einschränken, sollte deren Behebung eine entsprechend hohe Priorisierung erhalten. Motivieren Sie Ihre Teams daher stetig, etablierte Arbeits- und Vorgehensweisen zu hinterfragen und belohnen Sie solche Optimierungsansätze.

Wenn Sie sich für Prozessverbesserungen interessieren und wissen wollen, wie Six Sigma und Process Mining voneinander profitieren, lesen Sie gerne hier weiter.

Zur agilen Transformation und dem Potenzial des Prozessmanagements finden Sie weitere Informationen und Ansprechpartner auf unserer Website.

Quelle Titelbild: AdobeStock/WoGi

Joel Pennings - metaMind
Six Sigma Black Belt & Scrum Master
Mehr erfahren
Hannah Fuhrmann - metaMind
Expertin für Prozessmanagement
Mehr erfahren

Weitere Beiträge

Risk & Security

Messenger-Security-Check: Wie sicher sind die täglichen Begleiter?

Weiterlesen
Human & Relations

Warum Meinungsvielfalt eine Chance ist

Weiterlesen
Agile & Organisation

Agiles Powerplay

Weiterlesen

Kommentieren

Diesen Beitrag teilen

Alle Beiträge von
IT & Digital