Prozessmanagement – Der Erfolgsfaktor für die agile Transformation
Die agile Transformation stellt für viele Konzerne ein komplexes Unterfangen dar, bei dem unterschiedlichste Aspekte berücksichtigt werden müssen. Das Prozessmanagement, das in großen Firmen häufig bereits gelebt wird, liefert nützliche Ansätze dafür, wie dieser Wandel sowohl zügiger als auch einfacher durchlaufen werden kann. Wir stellen drei wichtige Hebel vor.
Start-Ups arbeiten häufig agil, um innovative Lösungen schneller und effizienter auf den Markt zu bringen. Etablierte Konzerne befinden sich hingegen oft erst am Anfang ihrer agilen Transformation. Dafür bringen sie aber bereits fortschrittliche Prozessmanagement- und Governance-Strukturen mit, um regulatorischen Anforderungen gerecht zu werden. Anhand von drei Beispielen zeigen wir, wie Sie die Erfolgschancen Ihrer Transformation steigern.
(Quelle: Eigene Darstellung metafinanz)
Durch Prozesstransparenz die Ausrichtung agiler Teams erleichtern
Haben Sie Ihre kritischen Wertströme und Geschäftsprozesse in der Vergangenheit bereits dokumentiert?
Mithilfe von Prozessdokumentationen erhalten Sie einen schnellen Überblick der Rollen und Verantwortlichkeiten, um Ihre agilen Teams so zu organisieren, dass im Hinblick auf die Bereitstellung Ihrer Produkte die größtmögliche Kundenzufriedenheit erreicht werden kann. So wird redundante Arbeit vermieden, und die jeweiligen Teams können das teils komplexe Geflecht aus internen und externen Stakeholdern eines Wertstroms besser nachvollziehen. Außerdem kann man diese Personen dann auch etwa zu Sprint Reviews einladen, um Feedback einzuholen und direkt zu überprüfen, ob die innerhalb der Sprint-Iteration gelieferten Artefakte die Kundenanforderungen erfüllen.
Wissens-Silos abbauen und Erfahrungswerte teilen
Verfügt Ihr Unternehmen über Wissensdatenbanken – und einen konkreten Plan, um Silos aufzubrechen?
Sofern sie allen relevanten Stakeholdern im Unternehmen frei zugänglich gemacht und kontinuierlich gepflegt werden, sind Wissensdatenbanken eine zentrale Anlaufstelle für das Erstellen, Nutzen, Teilen und Verwalten von Wissen innerhalb Ihres Unternehmens. Durch den Transparenzgewinn können aufwendige Prozessschleifen vermieden werden, weil Ihre Mitarbeitenden in die Lage versetzt werden, Informationen zu Prozessen schnell selbst zu finden. Zum Beispiel: Wie erreicht man im Fall eines Incidents den IT-Support, oder was muss beim Onboarding neuer Mitarbeiter:innen genau beachtet werden?
Die agile Transformation bietet die optimale Gelegenheit, um den Knowledge-Transfer zu beschleunigen und Wissens-Silos in der Organisation wirkungsvoll aufzubrechen. So vergrößern tägliche Stand-Ups die Transparenz bezüglich der Aufgaben und deren Status, an denen die Team-Mitglieder arbeiten. Zudem kann zeitnah Unterstützung zur Beseitigung von Impediments (Hindernissen) organisiert werden, wenn beispielsweise System-Zugänge nicht gegeben sind oder man die Empfehlung bestimmter Experten zur Bewältigung einer Aufgabe benötigt.
Bieten Sie vor allem Anreize zur Bildung von teamübergreifenden Communities, die selbstorgansiert Lessons Learned teilen und das Unternehmen hinsichtlich des jeweiligen Schwerpunkts weiterentwickeln. So können Best Practices wesentlich effizienter abgeleitet und Ihrer gesamten Organisation zur Verfügung gestellt werden. Hierdurch lässt sich zudem übermitteln, welche Prozesse nicht optimal ausgeführt werden und wo Verbesserungspotenzial herrscht.
Den kontinuierlichen Verbesserungsprozess (KVP) fest verankern
Zielen Sie auf eine kontinuierliche Optimierung Ihrer Prozesse und Produkte ab?
Wenn Mitarbeiter:innen die Möglichkeit erhalten, ihre alltäglichen Prozesse aktiv mitgestalten und verbessern zu können, steigert dies nicht nur ihre Motivation, es führt zudem zu einer höheren Produktivität wie auch Kundenzufriedenheit. Agile Arbeitsweisen realisieren den KVP durch verschiedene Event-Formate wie Reviews und Retrospektiven. Zu Reviews sollte man relevante Stakeholder wie Kund:innen regelmäßig einladen, um Feedback zu den erbrachten Artefakten einzuholen und diese in den darauffolgenden Iterationen gegebenenfalls weiterzuentwickeln.
Die Retrospektive widmet sich dem Team selbst und bietet einen vertraulichen Rahmen: Durch konstruktive Reflexion der geleisteten Arbeit innerhalb des letzten Sprints wie auch der Berücksichtigung der wahrgenommenen Probleme wird dem KVP ebenfalls Rechnung getragen. Wichtig hierfür ist allerdings, dass konkrete Maßnahmen beschlossen und auch umgesetzt werden. Haben mehrere Team-Mitglieder zum Beispiel immer wieder Netzwerkprobleme, die sie bei Meeting-Teilnahmen einschränken, sollte deren Behebung eine entsprechend hohe Priorisierung erhalten. Motivieren Sie Ihre Teams daher stetig, etablierte Arbeits- und Vorgehensweisen zu hinterfragen und belohnen Sie solche Optimierungsansätze.
Quelle Titelbild: AdobeStock/WoGi
