agiles reporting

Unternehmens-Reporting in der agilen Organisation

Tove Schauermann - metaMind
Expertin für BI und Daten
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Eine Case Study in eigener Sache: Als BI- und Datenexperten erlebten wir die Reporting-Einführung in einer agilen Organisation als herausfordernd, da wir altbewährte Ansätze verlassen und den Mut aufbringen mussten, vermeintlich noch nicht ausgereifte Produkte zu launchen. Allerdings eröffnete sich auch die große Chance, uns im Team weiterzuentwickeln und auf agile Organisationen aus Reporting-Sicht einzustimmen.

Ist es in deinem Unternehmen auch so, dass die vorhandenen Daten für Reporting & Controlling nur zu einem Bruchteil für steuerungsrelevante Zwecke genutzt werden? Oder dass viele Kolleg*innen sich fragen, an welcher Stelle sie die für sie relevanten Informationen zur wirtschaftlichen Entwicklung finden? Mit diesen Fragestellungen haben wir uns bei der metafinanz intensiv beschäftigt und gemeinsam überlegt, wie wir aus einem kleinen Kreis von BI-Expert*innen ein Unternehmen mit über 800 Controllern machen könnten.

Reporting: Nicht länger nur ein Produkt für Management und Controller

„Für mich, für Dich, für alle“: Unsere Geschäftsleitung hatte die Vision, fast alle Zahlen für alle Mitarbeiter*innen zur Verfügung zu stellen. Für uns als Business-Intelligence-Team der metafinanz bedeutete diese Anforderung eine komplett neue Herangehensweise.

Ein BI-Projekt, bei dem nicht nach einem ausgeklügelten Berechtigungssystem gefragt wurde – ist das wirklich umsetzbar? Hintergrund war in erster Linie die angestrebte Agilisierung der Organisation, um alte Hierarchien aufzubrechen, unsere Kundenorientierung zu stärken und gemeinsam an einem Strang zu ziehen. Unser Auftrag hatte also die Ziele, Transparenz für alle zu schaffen und parallel die neue agile Organisation im Berichtswesen abzubilden.

Alle Mitarbeitenden sollen durch eine Transparenz der Zahlen gemeinsam an einem Strang ziehen (Quelle: Adobe Stock / levelupart).

 

Agiles Reporting: Weniger ist mehr

Voller Motivation starteten wir in das Vorhaben. Besonders spannend war für uns die neue Haltung, die unser Projektsponsor einforderte: Hatten wir bisher vor allem für das Management gearbeitet, war der neue Anspruch, den Blick vorrangig auf das „eigene“, persönliche Geschäft der Mitarbeiter*innen und unserer Kunden zu legen. Durch die Neuausrichtung der Organisation waren über sechzig kleine und agile Business Areas entstanden, die alle zum Kunden hin ausgerichtet waren. Für diese Teams mit ihren über 700 Mitarbeiter*innen sollten wir ein Reporting zur Steuerung des Business‘ aufsetzen, ohne dabei den Gesamtblick auf das Unternehmen zu verlieren.

agiles reporting unternehmensblick

Bei der Aufsetzung eines Reportings zur Steuerung des Business darf der Gesamtblick auf das Unternehmen nicht verloren gehen (Quelle: Adobe Stock / Kurhan).

Bestand das bisherige Reporting aus vielen unterschiedlichen Visuals und zielgruppenspezifischen Detailberichten, wurde das Re-Design fokussierter und übersichtlicher. Im Sinne von „weniger ist mehr“ starteten wir mit drei Reporting-Schwerpunkten: wirtschaftliche Entwicklung, Kundenzufriedenheit und Mitarbeiterzufriedenheit. Besonderes Augenmerk lag auf der Entwicklung der Performance-KPIs über die Zeit, auf die sich die Steuerung stützte. Strategisch ging es nicht mehr darum, vorab definierte Pläne und Budgets zu erfüllen, sondern sich kontinuierlich zu verbessern. Mit Spannung warteten wir auf die ersten Verläufe unserer neu ausgestalteten Visuals. Denn das Reporting war in seiner Art neu, unsere Arbeit damit ebenfalls.

Hausaufgaben für BI-Expert*innen

Für uns als Business Intelligence- und Reporting-Team zwang uns die agile Herangehensweise dazu, kontinuierlich an uns selbst zu arbeiten. Die klassische Vorgehensweise mit Fokus auf Präzision und eingeübten Prozessen zur Datenqualitätssicherung musste erweitert und aus unserer persönlichen Sicht auch bereichert werden. Dies gelang, indem wir Beta-Versionen schnell veröffentlichten und Feedbacks direkt durch die Nutzer einholten. Plötzlich waren nicht mehr nur wir die Verantwortlichen für die Datenqualität, sondern das Unternehmen als Ganzes. Das Reporting-Produkt war auf einmal für alle da – und auch noch überaus erfolgreich.

Angst vor zu viel Transparenz

Auffällig waren die große Aufgeschlossenheit und die Beteiligung der Mitarbeiter*innen. Wir erlebten Neugierde, Skepsis und den Wunsch nach Mitgestaltung – genauso aber auch Angst vor dem hohen Maß an Transparenz. Speziell Business Areas, die vermeintlich „schlechte“ Zahlen hatten, wussten nicht, wie sie sich verhalten sollten. Ebenso war auffällig, dass die „guten“ Einheiten teilweise dazu neigten, weniger erfolgreiche Teams mit nicht angemessener Wertschätzung zu betrachten. In unserem Ansatz der völligen Transparenz lag das Risiko, sowohl die einen als auch die anderen Business Areas zu verlieren. Hier half nur Kundenkommunikation.

agiles reporting transparenz

Hohe Transparenz der Zahlen löst bei Business Areas mit „schlechteren“ Zahlen Unsicherheiten im Umgang mit diesen aus (Adobe Stock / Andrey Popov).

Weiterentwicklung durch Interaktion

So erarbeiteten wir Formate, um mit den Nutzer*innen ins Gespräch zu kommen. Angefangen bei einer regelmäßigen Reporting-Sprechstunde, zu der alle Mitarbeiter*innen eingeladen waren, bis hin zu Workshops mit einzelnen Einheiten und ganz spezifischen Fragestellungen wurde an unterschiedlichen Ecken im Unternehmen mit und an dem Reporting gearbeitet. Die enge Interaktion ermöglichte uns quasi nebenbei, das gelaunchte Produkt Schritt für Schritt weiterzuentwickeln und kontinuierlich zu optimieren. Und auch die „Vermarktung“ kam nicht zu kurz: Zusammen mit Kommunikationsexpert*innen entwarfen wir ein Marketingkonzept mit Bausteinen wie kurzen Video-Tutorials, festen Meeting-Terminen zu Fragen rund um das Reporting, Tipps & Tricks zum Controlling sowie einer übersichtlichen FAQ-Seite.

Unsere Bilanz: Agile Organisationen brauchen ein agiles Reporting. Die Veränderungen machen vor dem BI-Team nicht halt. Und das ist auch gut so.

Wenn Sie mehr über Business Intelligence bei der metafinanz erfahren möchten, werden Sie auf unserer BI-Website fündig.

Quelle Titelbild: AdobeStock/agrarmotive

Tove Schauermann - metaMind
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