vertriebsreporting, repoerting, reports

Vertriebs-Reporting mit MicroStrategy

Tove Scheuermann
Expertin für BI und Daten
Mehr erfahren

MicroStrategy als Standard-Software für das Reporting einsetzen und ein individuelles Legacy-Tool ablösen? Und das für eine Vertriebsorganisation von mehreren tausend Kolleg*innen und komplexen Sicherheitsanforderungen? Alles ist möglich mit den passenden Experten und den nötigen Erfahrungen!

MicroStrategy als Standard-Software für das Reporting einsetzen und ein individuelles Legacy-Tool ablösen (Quelle: Adobe Stock /PhotoMIX)?

Die Vision des Product Owners bei unserem Kunden: Die komplette Vertriebsorganisation mit mehr als 10.000 Mitarbeitenden wird mit einem zeitgemäßen und leistungsfähigen Reporting-Tool ausgestattet. Alle sollen jederzeit ihre Ziele sowie ihre Performance einsehen und zur Vertriebssteuerung nutzen können. Zwar war die Zufriedenheit mit dem Altsystem noch gegeben, doch die Verantwortlichen sahen das Risiko, dass die selbstentwickelte Software schon in wenigen Jahren den gestiegenen Anforderungen nicht mehr gerecht wird. Hierzu zählen ein größerer Nutzerkreis, eine schnellere Datenverarbeitung und ein Redesign der Visualisierung. Ebenso sollten die Berichte auch über mobile Geräte nutzbar sein.

Vertriebs-Reporting mit MicroStrategy

Unsere MicroStrategy-Experten für Architektur und Report Development waren für knapp zwei Jahre Teil des agilen Projektteams mit insgesamt mehr als zwanzig Kolleg*innen. In enger Zusammenarbeit mit dem Product Owner sowie den Datenbank- und IT-Experten auf Kundenseite haben wir uns an die Arbeit gemacht. In der ersten Phase – zirka drei Monate – ging es um die Analyse der IT-Infrastruktur: Wo liegen die Daten, wie können wir darauf zugreifen? Erfahrungsgemäß braucht das immer etwas Zeit, um erst einmal die Experten zu finden und an das erforderliche Wissen zu gelangen. Parallel haben wir uns mit den Anforderungen der Vertriebskolleg*innen auseinandergesetzt, um zu eruieren, in welche Richtung sich die Reports entwickeln sollten.

Server, Datenmodelle und Kennzahlendefinition

Und dann ging die Reise los mit ersten Plannings und Sprints, voller Motivation starteten wir in das herausfordernde Projekt. Aus dem über Jahrzehnte gewachsenen und erprobten Datenmodell mussten wir die performanten Bausteine übernehmen und in Teilen um neue Komponenten ergänzen. Stück für Stück haben wir so die Datenbanken (Oracle Exadata, Microsoft SQL Server) an die MicroStrategy Intelligence Server angedockt.

Im Zielbild werden drei Stages parallel betrieben. Angefangen haben wir mit der Development Stage, in Phase zwei sind die Testing Stage sowie die Produktions-Stage dazugekommen. Datenbanken auf unterschiedlichen Stages in Großkonzernen an neue Reporting-Server anzubinden, ist zwar unsere Kernkompetenz – doch es hat uns durchaus herausgefordert, bis wir uns bis zu allen notwendigen Firewall-Freischaltungen vorgearbeitet hatten. Voller Stolz konnten wir dann nach einigen Wochen mit der Modellierung unserer Dimensionen und Measures beginnen.

Es gibt drei verschiedene Stages, die parallel betrieben werden: Development, Testing und Produktion (Quelle: Adobe Stock /Suppachok N).

Kennzahlen und Definitionen

Unser Projekt zur inhaltlichen Arbeit an den Berichten war ebenfalls agil organisiert, und wir konnten in den ersten Sprints die exakten fachlichen Definitionen in die MicroStrategy-Welt überführen. Die Developer der metafinanz haben eine Vielzahl von Kennzahlen und unterschiedlichen Dimensionen gebaut und zusammen mit den Report-Experten getestet. In einfachen Tabellenberichten wurden die Ergebnisse über MicroStrategy Web geteilt, das Feedback über Jira dokumentiert und in den weiteren Sprints verarbeitet. In kurzer Zeit waren wir ein eingespieltes Team und konnten zügig erste Dashboarding-Berichte entwerfen.

Diese Dashboards beinhalten unter anderem:

  • Informationen zum Bestand an Kundenverträgen in den einzelnen Vertriebssegmenten (Beiträge, Storno, Provisionen),
  • Kennzahlen zum Neugeschäft in den einzelnen Vertriebssegmenten sowie
  • für alle Mitarbeitenden eine Übersicht über ihre Geschäftsplanziele und die aktuelle Zielerreichung.

Net Promoter Score für das Nutzer-Feedback

Das Feedback der Vertriebsmitarbeiter*innen steuerte unser Kunde über eine standardisierte Umfrage. Dafür wurde im ersten Schritt das neue Dashboard mit ihnen geteilt, gefolgt von einer Mail mit Link zur Umfrage. Diese basiert auf einer Weiterempfehlungsquote, dem Net Promotor Score (NPS). Abgefragt wurden die Zufriedenheit mit Inhalten und vor allem auch mit dem Design. Zusätzlich konnten Freitexte zu den Reports eingetragen werden. Die Ergebnisse wurden vom Projektteam gemeinsam bewertet, um die Feedbacks dann zu verarbeiten. Dieser iterative Prozess hat zu zwei wesentlichen Vorteilen für das Projekt geführt:

  • Enge Zusammenarbeit und frühes Einbinden der Vertriebsmannschaft sowie
  • zielgruppenspezifische Entwicklung der Reportings durch rechtzeitiges Erkennen der Fachanforderungen und Themengebiete, die für die Kolleg*innen gegebenenfalls relevant oder gar nicht relevant sind.

Berechtigungen für Reports konfigurieren

Nachdem wir für unser Set an Dashboards die fachliche Freigabe der Stakeholder erhalten hatten, ging es darum, Berechtigungen für die Berichte zu konfigurieren, um sie den Vertriebsmitarbeiter*innen aller Hierarchieebenen zur Verfügung zu stellen. Hierfür wurden im Group Active Directory dedizierte Rollen angelegt, die über einen Bestellprozess zugewiesen werden. Über die Abbildung dieser Rollen auf MicroStrategy-Benutzergruppen erhalten die Anwender Zugriff auf die Berichtslösung. Unser Kunde verfügte über ein ausgereiftes Berechtigungskonzept auf Basis der existierenden Vertriebsorganisation, das wir mit den relevanten MicroStrategy-Security-Komponenten verbunden haben. Mit den MicroStrategy-Security-Filtern wird sichergestellt, dass jede Mitarbeiter*in nur die Daten des eigenen Verantwortungsbereichs abrufen kann.

Das Design des Reportings passte, Stakeholder und Product Owner erteilen die Freigabe, die Berechtigungen für alle Nutzer sind eingerichtet: Nun konnten wir mit unserem Dashboard-Set live gehen. Schritt für Schritt wurde das System für einzelne Vertriebseinheiten freigeschaltet, heute hat die gesamte Vertriebsorganisation Zugriff auf ein modernes Reporting – bereit für Wachstum und neue Anforderungen.

metafinanz BI bietet Consulting zu MicroStrategy an, aber auch zu anderen Tools wie SAS oder PowerBI. Denn jeder Kunde stellt andere Anforderungen. MicroStrategy ist besonders für unternehmensweite Reportings beziehungsweise Anwendungen mit mehreren tausend Usern oder komplexen Berechtigungsstrukturen geeignet. Wenn Sie mehr über unsere Reporting-Skills und -Erfahrungen erfahren möchten, melden Sie sich einfach bei mir über mein Autorenprofil!

Einen weiteren spannenden Beitrag zum Thema Informationsverbund in Versicherungen finden Sie hier.

Quelle Titelbild: AdobeStock/wutzkoh

Tove Scheuermann
Expertin für BI und Daten
Mehr erfahren

Weitere Beiträge

Risk & Security

Cybersecurity im Automobilbereich: die neue ISO 21434

Weiterlesen
Risk & Security

Messenger-Security-Check: Wie sicher sind die täglichen Begleiter?

Weiterlesen
Human & Relations

Vielfalt als Chance: Diversity macht stark

Weiterlesen

Diesen Beitrag teilen

Alle Beiträge von
IT & Digital